Privacy verklaring voor studenten
Het Horizon College verwerkt je persoonsgegevens gedurende de periode dat je je opleiding volgt. Dat doen we op een zo veilig mogelijke wijze. Hieronder geven we een overzicht van welke gegevens we van je verwerken, aan wie we die gegevens doorgeven en hoe lang we je gegevens (moeten) bewaren. Wil je meer weten? Scroll dan verder naar beneden.
1. Welke gegevens verwerken we en waarom?
Vanaf je aanmelding en gedurende de periode van je inschrijving tot en met je uitschrijving, maar ook daarna verwerkt het Horizon College allerlei gegevens die tot doel hebben jou zo goed mogelijk te begeleiden bij jouw opleiding en tijdens jouw stage. Veel gegevens moeten we verwerken op grond van de wet en regels van het ministerie van Onderwijs. Daar is jouw toestemming dus niet voor vereist. Het gaat om gegevens zoals:
• algemene persoonsgegevens (naam, adres, woonplaats, het Burgerservicenummer (BSN);
• contactgegevens van je ouders;
• aan- en afwezigheid;
• Studievoortgang;
• Jouw sociaal-emotionele ontwikkeling of beperkingen.
Het gaat dus om gegevens die wij nodig hebben om jou de nodige begeleiding te geven of aanpassingen in het programma aan te brengen.
Foto's en films
Op school en rond het schoolgebouw kunnen in opdracht van de school foto's of films worden gemaakt waar studenten op staan. Deze foto's/films kunnen worden gebruikt in publicaties van de school, zoals folders, brochures, nieuwsbrieven en de website. Voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal voor marketingdoeleinden hebben wij wel altijd jouw toestemming nodig. Wij vragen vooraf specifiek toestemming en publiceren ook niet zonder jouw toestemming.
Op de Horizonpas staat ook jouw foto. Die wordt gemaakt door het Passenbureau. Jouw foto wordt opgeslagen in ons administratiesysteem en kan op klassenlijsten worden afgedrukt, zodat docenten je sneller herkennen.
Cameratoezicht
Om de veiligheid te vergroten, gebruikt de school camera's in en om de gebouwen. Het Horizon College heeft een protocol cameratoezicht. De opgenomen beelden kunnen alleen bekeken worden door het verantwoordelijk management, beveiligingsmedewerkers en zo nodig door de politie.
Je kunt het volledige overzicht van de gegevens die we verwerken zien in het 'Dataregister student’. Neem contact op met het Onderwijsservicebureau of met de privacyfunctionaris via privacy@horizoncollege.nl als je dat wilt inzien.
2. Wie kunnen je gegevens inzien?
Sommige gegevens leggen we alleen digitaal vast. Andere gegevens leggen we ook nog vast in een (papieren) dossier. Niet iedereen in de school kan al jouw gegevens inzien. De autorisatie van bijna alle medewerkers kent beperkingen die verband houden met de functie. Dit betekent dat alleen die medewerkers bij je gegevens kunnen, als zij die voor een goede uitoefening van hun functie nodig hebben. Alle medewerkers die in dienst zijn van het Horizon College zijn verplicht tot geheimhouding.
3. Aan wie geven we je gegevens door?
Sommige gegevens geven we door aan anderen, omdat dat verplicht is of omdat zij een belangrijke rol hebben bij je opleiding. Onder andere aan de volgende personen of organisaties geven wij jouw gegevens door:
• Ouders: we geven informatie aan je ouders over studievoortgang en verzuim, totdat je 18 jaar bent. Daarna alleen als je daar zelf toestemming voor geeft. Zaken van persoonlijke aard worden alleen met je ouders besproken in overleg met jou. Als je ouders gescheiden zijn, verstrekt de school uit zichzelf alleen informatie aan de ouder bij wie je woont. De andere ouder kan deze informatie ook krijgen, maar moet de school hier wel om vragen. De school geeft geen informatie aan deze ouder als jouw belang hierdoor wordt geschaad.
• DUO: gegevens over je in- en uitschrijving, diplomering, studieresultaten en langdurige afwezigheid, geven we door aan de Dienst Uitvoering Onderwijs.
• RMC/gemeente: gegevens over in- en uitschrijving en over ongeoorloofde afwezigheid geven we door aan de gemeente waar je staat ingeschreven of, als je ouder dan 18 bent en nog geen startkwalificatie hebt, aan het Regionale Meld- en Coördinatiepunt (RMC) waar je woongemeente toe behoort.
• Leerbedrijf: wij geven het leerbedrijf alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding tijdens de stage. Dat kunnen persoonsgegevens zijn die zij nodig hebben, maar ook testuitslagen die van belang zijn voor het verloop van de studie.
• Uitgeverijen: voor het versturen van facturen en voor het groepsgewijs bestellen van softwarelicenties worden persoonsgegevens ook doorgegeven aan uitgeverijen van leermaterialen. Zij hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Daarnaast is in het contract met deze leveranciers opgenomen dat zij zich houden aan de privacywetgeving en de gegevens niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verstrekt.
• School van herkomst: wij verstrekken de school waar je vandaan komt gegevens of je de gekozen opleiding nog volgt, of je van opleiding wijzigt en of je de opleiding met een diploma afsluit.
• Onderzoek: we laten soms onderzoek doen onder (oud-)studenten om de kwaliteit van het onderwijs of daarmee samenhangende processen te verbeteren. In dat geval sluiten we met de onderzoekers een overeenkomst dat zij de voor het onderzoek nodige (persoons)gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden. In principe verstrekken we alleen geanonimiseerde gegevens bij onderzoek. Als het Horizon College je rechtstreeks laat benaderen voor een onderzoek vragen de onderzoekers wel eerst jouw toestemming om mee te werken.
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We mogen je gegevens niet langer bewaren dan nodig. Landelijk zijn er door alle mbo-scholen afspraken gemaakt hoe lang gegevens bewaard moeten worden en wanneer je gegevens moeten worden vernietigd. Het Horizon College houdt zich aan die landelijke afspraken. Als je wilt weten hoe lang we welke gegevens moeten bewaren, kun je daar meer informatie over krijgen bij het Onderwijsservicebureau van de sector waar je je opleiding volgt of bij de privacyfunctionaris op privacy@horizoncollege.nl.
5. Welke maatregelen treffen we om zo veilig mogelijk met je gegevens om te gaan?
Het Horizon College heeft veel maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig worden bewaard en niet bij onbevoegden terecht kunnen komen. Alle medewerkers van het Horizon College laten we een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Verder autoriseren we medewerkers alleen voor die gegevens die ze nodig hebben voor hun werk.
Met alle partijen die in opdracht van het Horizon College gegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarvoor hanteren we de landelijke standaardmodellen. Ook voor de systemen die wij gebruiken bij de verwerking van je persoonsgegevens zijn er passende technische maatregelen genomen om verlies of onrechtmatige verwerking van de gegevens te voorkomen.
Datalek
Als persoonlijke informatie toch terechtkomt waar het niet hoort, dan kan er sprake zijn van een datalek. Als wij merken dat het om jouw gegevens gaat, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We zullen direct actie ondernemen om de schade te beperken en het lek te dichten. Als er een grote kans is dat jij schade ondervindt door zo’n datalek, dan informeren en ondersteunen wij jou bij het nemen van passende maatregelen.
6. Welke rechten heb je?
We geven in deze privacyverklaring informatie over welke gegevens we van je vastleggen. Je kunt ook altijd vragen om jouw gegevens te mogen inzien. Daarvoor ga je naar het Onderwijsservicebureau, waar je jouw Horizon-pas moet laten zien met jouw studentnummer. Je ontvangt dan binnen 4 weken een overzicht van de persoonsgegevens die van jou worden verwerkt. Als jij vindt dat jouw gegevens niet juist zijn vastgelegd, kun je deze laten aanvullen of wijzigen door de juiste gegevens te overhandigen. De rectificatie moet meteen plaatsvinden.
Als we gegevens van je vastleggen waarvoor toestemming is vereist, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Het Horizon College zal dan binnen 4 weken beoordelen of:
- er ruimte is om die gegevens niet te verwerken;
- het Horizon College wettelijk verplicht is dat gedurende de inschrijving wel te doen.
Het Horizon College bewaart je gegevens niet langer dan nodig. Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen in de archieven en informatiesystemen, nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verlopen. Je hebt ook het recht om je persoonsgegevens over te dragen aan bijvoorbeeld een andere school, als dat technisch mogelijk is.
7. Meer informatie?
Deze informatie over jouw privacy is een verkorte weergave van hetgeen is opgenomen in het ‘Privacyreglement voor studenten’ van het Horizon College. Voor meer informatie kan je dit reglement raadplegen.
Heb je na het lezen van deze verklaring nog vragen over de verwerking van je persoonsgegevens of de bescherming van je privacy door het Horizon College? Neem dan contact op met het Onderwijsservicebureau of stuur een mail naar onze privacy afdeling (bestaande uit twee privacyfunctionarissen en de Functionaris Gegevensbescherming) op privacy@horizoncollege.nl.
Ben je het na contact met de privacy afdeling niet eens met het gegeven antwoord, dan kan je een klacht indienen via de website. De klacht wordt volgens de klachtenprocedure afgehandeld.